Учет займов

Возможность вести расчеты по займам, выданным сотрудникам организации, определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Зарплата – Расчет зарплаты – Выдаются займы сотрудникам. При расчете зарплаты в рамках единой информационной базы для работы с займами сотрудников предназначено рабочее место Зарплата – См. также – Займы сотрудникам. Общая схема работы представлена на следующей схеме:

Если зарплата ведется во внешней программе, то все операции расчетов по займам выполняются без указания договора займа. При выдаче займа в документах Списание безналичных денежных средств и Расходный кассовый ордер, а также в Заявке на расходование денежных средств используется операция Прочий расход.

Основанием для выдачи займа сотрудникам выступает договор займа, который регистрируется в указанном рабочем месте. После создания договора доступны:

■ формирование и печать графика платежей;

■ ввод платежных документов по выдаче займа: Списание безналичных денежных средств или Расходный кассовый ордер, операция Выдача займа сотруднику;

■ автоматическое формирование удержаний при начислении зарплаты;

■ ввод платежных документов по погашению займа.

При начислении зарплаты выполняются:

■ расчет процентов по предоставленным займам;

■ удержание в счет погашения основного долга (если иное не предусмотрено договором);

■ удержание в счет погашения процентов (если иное не предусмотрено договором);

■ расчет материальной выгоды и налога на материальную выгоду (в случае если у заемщика – физического лица возникает материальная выгода в виде экономии на процентах, подлежащая налогообложению НДФЛ (абз. 2 п. 2 ст. 212 НК РФ)).

Для регистрации начисленных процентов в документах Финансовый результат и контроллинг – Доходы и расходы, финансовый результат – Отражение зарплаты в финансовом учете на закладке Проценты по займам указываются:

■ сотрудник;

■ подразделение;

■ сумма начисленных процентов;

■ статья доходов и аналитика, по которой отражаются начисленные проценты (значения заполняются автоматически на основании данных ранее введенных документов).

При расчете заработной платы с использованием встроенной подсистемы данный перечень заполняется автоматически. Если же используется внешняя программа, то потребуется ручное уточнение данных.

Для отражения удержанных сумм в документах Отражение зарплаты в финансовом учете используются операции (поле Вид операции на закладке Удержания):

■ Погашение займов – указывается сумма, удержанная в счет погашения основного долга займа;

■ Проценты по займу – указывается сумма, удержанная в счет погашения процентов.

В учете прочих активов/пассивов погашение основного долга и процентов регистрируется по предопределенной статье активов Займы выданные.

Частичное или досрочное погашение займа может оформляться документами поступления денежных средств Поступление безналичных ДС и Приходный кассовый ордер с видом операции Погашение займа сотрудником. При этом в случае досрочного погашения сначала будет списана сумма основного долга, затем удержана сумма начисленных на дату досрочного погашения процентов.

Отражение расчетов по займам в бухгалтерском учете выполняется по следующим правилам:

Типовой функционал предполагает автоматическое удержание по договорам займов сотрудникам только при окончательном расчете. Если требуется отразить удержание по договору займа до окончания месяца, необходимо учесть то обстоятельство, что договор займа может являться причиной получения сотрудником облагаемого НДФЛ дохода в виде материальной выгоды от экономии на процентах, если сотруднику выдан беспроцентный займ, или ставка по договору ниже 2/3 действующей на конец месяца ставки рефинансирования.

В ситуации, когда требуется учитывать материальную выгоду и НДФЛ с нее, необходимо помнить, что при регистрации удержания по договору займа погашение займа регистрируется последним днем месяца, в котором регистрируется документ Начисление зарплаты и взносов. Исходя из этой даты будет рассчитана материальная выгода и налог с нее. Если требуется отразить погашение займа до окончания месяца, необходимо отразить выплату текущих межрасчетных начислений в полной мере, а на сумму платежа по договору займа зарегистрировать досрочное погашение. При этом в документе Начисление зарплаты и взносов потребуется вручную эту сумму исключить.

Например, сотруднику предоставлен отпуск, длящийся до окончания месяца. В таком случае отпускные необходимо выплатить в начале месяца, а при окончательном расчете суммы к выплате может оказаться недостаточно, чтобы удержать ежемесячный платеж по договору займа. В такой ситуации работник и работодатель могут прийти к соглашению об удержании при выплате отпускных.

Предположим, с сотрудником зарегистрирован такой договор займа:

В августе 2018 г. сотруднику предоставляется отпуск:

Регистрируется выплата отпускных и удержание НДФЛ с отпускных в полной сумме:

В день выплаты отпускных регистрируется досрочное погашение суммы основного долга согласно графика платежей:

При регистрации досрочного погашения рассчитывается и отражается в учете НДФЛ сумма материальной выгоды и налог за период с начала месяца по дату погашения. Также начисляются проценты за период с начала месяца по дату погашения.

При окончательном расчете в документе Начисление зарплаты и взносов автоматически рассчитывается ежемесячное плановое удержание с указанием погашаемой суммы основного долга, поскольку ранее зарегистрированный платеж расценивается как частичное досрочное погашение, не уменьшающее ежемесячный платеж. Эту сумму необходимо очистить вручную. Помимо этого в документе рассчитываются проценты за период со следующего за досрочным погашением дня по конец месяца с учетом уменьшенной суммы остатка основного долга, за этот же период рассчитывается материальная выгода и налог с нее также с учетом уменьшенной суммы остатка основного долга. Погашаемые проценты, как начисленные при регистрации досрочного платежа, так и начисленные текущим документом, будут отражены во взаиморасчетах с сотрудником.

В августе 2018 г. общая сумма погашения основного долга и процентов будет меньше ежемесячного платежа, так как по причине досрочного погашения ранее рассчитанной суммы основного долга сумма начисленных за этот месяц процентов будет меньше ранее рассчитанной.

В регистре налогового учета по НДФЛ эти операции будут отражены двумя строками:

Основанием для получения займа от физического лица является договор займа, который регистрируется в рабочем месте Казначейство – Учет кредитов и депозитов – Договоры кредитов и депозитов (подробнее об этом – в главе Казначейство). Физическое лицо необходимо завести как внешнего контрагента в справочнике Контрагенты (юридические и физические лица) и начислить НДФЛ при помощи документа Зарплата – См. также – Начисление прочих доходов. При этом нужно выбрать Способ отражения зарплаты, в котором в статье расходов настроен счет учета 91.02.

Особенность учета состоит в том, что в графике начислений процентов по займу необходимо указать суммы процентов за вычетом НДФЛ. Тогда документ Начисления по кредитам и депозитам во время регламентных операций по закрытию месяца сформирует проводки по начислению процентов без учета НДФЛ.

Выплата процентов также осуществится без учета НДФЛ при помощи документов Списание безналичных денежных средств или Расходный кассовый ордер с видом операции Оплата по кредитам и займам полученным, и все расчеты по договору займа закроются.

Документ Отражение зарплаты в финансовом учете автоматически заполнит Вид операции Доходы контрагентов на закладке Начисления и взносы и НДФЛ с доходов контрагентов на закладке НДФЛ, а также Способ отражения зарплаты таким же значением, которое было указано в документе Начисление прочих доходов, и сумму процентов с НДФЛ. Необходимо вручную исправить сумму и указать только сумму НДФЛ, чтобы не было задвоения.

Документ сформирует проводки по начислению НДФЛ.

При помощи ручной корректировки можно при необходимости заполнить субконто на счете 76.09.

С порядком уплаты НДФЛ можно ознакомиться в статье Единый налоговый платеж.